Evenementenvergunning aanvragen

Wat is het?

Een evenementenvergunning onder voorschriften geeft toestemming voor het organiseren van een evenement. Een evenement is een voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak.

Bij de beoordeling van een aanvraag voor een vergunning voor een groot publieksevenement zal de gemeente nagaan of het evenement niet samenvalt met een ander soortgelijk groot publieksevenement. Eventueel samenvallen van twee soortgelijke grote publieksevenementen kan een reden zijn om de evenementenvergunning te weigeren.

Om te zorgen voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de ‘grotere’ evenementen, organiseert de eenheid Publieksdienstverlening vooroverleggen met de organisaties, de politie en de veiligheidsregio. Na afloop worden deze evenementen geëvalueerd.

Doorlooptijd

Een aanvraag om een evenementenvergunning moet minimaal 8 weken van te voren worden ingediend.

Nadat de aanvraag is ingediend, controleert de gemeente of de gegevens correct en compleet zijn;
Bij een niet complete of niet correcte aanvraag ontvangt u per post of telefoon het verzoek om ontbrekende stukken/gegevens alsnog in te dienen;
Wanneer uw aanvraag daar aanleiding toe geeft, bijvoorbeeld omdat het een nieuw evenement betreft, wordt uw aanvraag ter inzage gelegd.
Er vindt afhankelijk van de aard van het evenement vooroverleg plaats tussen de organisatie, politie, veiligheidsregio en gemeente;
Indien de vergunning is verleend, wordt deze bekendgemaakt in een huis-aan-huisblad waarbij belanghebbenden de mogelijkheid hebben om een bezwaarschrift in te dienen bij de gemeente.

Voorwaarden

Bij het indienen van een aanvraag om een evenementenvergunning moet u tenminste de volgende documenten inleveren:

Volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier.
Een duidelijke plattegrond op schaal (1:100 of 1:500). Uit de plattegrond moet blijken hoe het evenemententerrein wordt ingericht en welke objecten worden geplaatst.
Als er een tent wordt geplaatst, moet er een duidelijke plattegrond en indeling van de tent op schaal worden bijgevoegd.
Een veiligheidsplan (indien van toepassing).
Een programma.

Als een aanvraag om een evenementenvergunning niet compleet is, kan deze niet in behandeling worden genomen.

Documenten

Wat heb ik nodig?

Bij het indienen van een aanvraag om een evenementenvergunning moet u tenminste de volgende documenten inleveren:

Volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier.
Een duidelijke plattegrond op schaal (1:100 of 1:500). Uit de plattegrond moet blijken hoe het evenemententerrein wordt ingericht en welke objecten worden geplaatst.
Als er een tent wordt geplaatst, moet er een duidelijke plattegrond en indeling van de tent op schaal worden bijgevoegd.
Een veiligheidsplan (indien van toepassing).
Een programma.

Aanvullende informatie

Ontheffing artikel 35 Alcoholwet

Vindt tijdens het evenement verstrekking van alcoholische dranken plaats, buiten de normale horecabedrijven? Dan heeft u hiervoor een ontheffing artikel 35 Alcoholwet nodig.

Ontheffing geluidhinder

Wordt op het evenement live-muziek of een geluidsinstallatie gebruikt, zodat dat de omgeving hiervan hinder kan ondervinden? Dan heeft u hiervoor een ontheffing geluidhinder nodig.

Ontheffing sluitingsuur

Voor het evenement kan een ontheffing van de eindtijd (tot uiterlijk 01:00 uur) aangevraagd worden.

Gebruiksmelding

Wanneer u een activiteit organiseert waarvoor geen evenementenvergunning nodig is (bijvoorbeeld voor een besloten feest), maar één van onderstaande situaties wel van toepassing is, moet u een indienen.

Er wordt in een tijdelijke verblijfsruimte bedrijfsmatig of voor verzorging nachtverblijf geboden aan meer dan 10 personen;
Er wordt in een tijdelijke verblijfsruimte verzorging geboden aan meer dan 10 personen onder 12 jaar of meer dan 10 lichamelijk of verstandelijk gehandicapte personen;
U wilt gebruik maken van een tijdelijke verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen.

Onder een tijdelijke verblijfsruimte (bouwsel) wordt verstaan: een bijeenkomsttent, tribune, podium of elke andere constructie die naar een plaats is gebracht of ter plaatse is geconstrueerd om daar kortstondig te functioneren.

De melding moet minimaal 4 weken voor de start van de activiteit worden ingediend bij de gemeente.

WA Verzekering

Bij het organiseren van een evenement moet u ook denken aan het afsluiten van verzekeringen. Het is aan te raden tenminste een Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten voor het geval u als organisatie aansprakelijk gesteld wordt.